Vigtig læsning / forståelse af
Råvare/Færdigvare
I
skelnes mellem "Råvarer" ( de varer/produkter du
indkøber til din virksomhed) og "Færdigvarer" (de produkter/Varer der
sælges/er klar til at sælge i din forretning). Som noget helt unikt for XPDetail,
findes der to
databaser (database tabeller) nemlig en "Råvaredatabase" og en
"Færdigvaredatabase"
Filosofien bag opbygningen
af XPDetail er at,. . . . uanset
virksomhedens størrelse, . . så er der i enhver virksomhed den samme
overordnede forretnings rutine og det samme vareflow, - - - - Uanset om
du kun er dig selv og driver din forretning hjemme fra dit køkkenbord,
så køber eller producerer virksomheden en vare og sælger denne videre
med fortjeneste. - - - Hvis du får leveret en vare af posten og tager
imod denne i din køkkendør, - - - så er det en "varemodtagelse" og din
køkkendør er varemodtagelsen. - - - - - - Får din virksomhed leveret 10
- 40 fods Containere der bliver aflæsset i en 2000m2 lagerhal i
sydhavnen, - - - - så er det også en "Varemodtagelse" -
-varemodtagelsen er bare i Sydhavnen. Ud over
proporsionerne, er der ingen forskel. - - - - Er du kun dig selv ansat
i virksomheden, (og i XPDetail skal der figurere mindst en ansat), - så
har virksomheden en "Personaleafdeling", - - - det samme er tilfældet
hvis virksomheden har 10.000 medarbejdere ansat. Med denne
filosofi som skabelon, er XPDetail bygget op hierakisk som en
koncernvirksomhed med Ledelsen/Direktionen/Ejerne i topen.- - - - Fra
Ledelsen/Direktionen/Ejerne - - gives der adgang ved adgangskoder nedad
i virksomheds hierakiet, således det altid er
"Ledelsen/Direktionen/Ejerne" der til enhver tid bestemmer hvem der
skal have adgang til de forskellige afdelinger. - -
"Ledelsen/Direktionen/Ejerne" har ALTID adgang til ALLE afdelinger.
En god ide fødes og en
virksomhed opstår. Med denne filosofi
er vareflowet, indtastning og opbygning af databasen struktureret. - -
- For at få en god ide, skal der være en hjerne/person, - - den samme
person er den første ansatte, - - "Personaleafdelingen" er derfor det
første der skal konfigureres og grundlægges i virksomheden. - - -
Hjernen/Personen vil producere eller sælge en vare med fortjeneste, men
inden varen kan sælges, skal varen/produkter til produktion af varen
købes, - - dvs. "Leverandører/Kreditorer/Indkøbsafdeling" skal være på
plads. - - - Dernæst "Administrationen" - - -"Produktionen" -
-"Salgsafdelingen" - - Osv. - - - - - Inden du opretter eller
indtaster en råvare, skal du således først oprette Leverandøren af
råvaren.
XPDetail kan benyttes af ALLE virksomhedstyper,
også produktionsvirksomheder, derfor er der i modsætning til andre
systemer, to databaser (to database tabeller), hvilket giver ALLE
brugere en meget stor fleksibilitet, og hidtil ukendte muligheder for
at manipulere data.
XPDetail
er med fra starten
når du starter din virksomhed hjemme ved
køkkenbordet, men XPDetail er også med
når du sidder i direktørstolen for en consernvirksomhed med 10.000
ansatte og 147 afdelinger spredt over hele verden.
XPDetail er et totalt integreret multi system
der indeholde ALT - - også Finans - budget - -Produktionsstyring - -
-Egenkontrol m. m. m. - - - og ALLE moduler er åbne.
Har du en RESTAURANT
eller en forretning hvor du har under 600 - 700 varenumre
og de produkter du
sælger er halvfabrikata eller ofte sammensat af flere Råvarer,
vil det være en fordel at du helt adskiller "Råvare databasen" og
"Færdigvare databasen" idet du så kan genbruge og blive familier med
dine færdigvare numre. - Hvis du i dette tilfælde vil køre
lagerstyring på dine "Råvarer" (dine indkøb), skal du sætte hver
"færdigvare produkt" i - - - Opskrifter - - nederst i feltet
"Gennemtving afskrivning efter opskrifter" = "Yes". - - - Du skal
herefter komponere en opskrift, hvori indgår de "Råvarer" (indkøbte
varer ) du vil afskrive på. Du kan således genbruge dit
færdigvarenummer idet du bare ændrer "opskriften", så denne består af
den nye "Råvare", hvis sammensætningen af en opskrif skal ændres.
Har du en modeforretning
eller en forretning hvor de produkter du køber, ofte skifter
"produktnummer" - "design" og hvor du ofte
skifter leverandører osv. vil det være en fordel at du helt adskiller
"Råvare databasen" og "Færdigvare databasen" idet du så kan genbruge og
blive familier med dine færdigvare numre. - Hvis du i dette
tilfælde vil køre lagerstyring på dine "Råvarer" (dine indkøb), skal du
sætte hver "færdigvare produkt" i - - - Opskrifter - - nederst i feltet
"Gennemtving afskrivning efter opskrifter" = "Yes". - - - Du skal
herefter komponere en opskrift, hvori indgår de "Råvarer" (indkøbte
varer ) du vil afskrive på. Du kan således genbruge dit
færdigvarenummer idet du bare ændrer "opskriften", så denne består af
den nye "Råvare", når der ikke er flere af den gamle.
Har du et SUPERMARKED
eller en forretning hvor dine "Råvarer" ( de varer/produkter du
indkøber til din virksomhed), er konstante, eller sjældent skifter
"Produktnummer", kan du med fordel
"synkronisere" Råvaren med færdigvaren (de produkter/Varer der
sælges/er klar til at sælge i din forretning). dette skal ske inden du
tager systemet i brug - - - Gå til "Hovedmenuen" - -
"Direktionen" - - "Setup" - - "Lager og Produktion" - - I den første
rubrik/Box skal der stå "Lagerstyring
er aktiveret" i rubrik 2 skal
stå "Afskriv kun fra råvarelageret"
tredje rubrik er ikke aktiv, (Fjerde rubrik fortæller XPDetail
hvordan data skal konverteres hvis du benytter elektronisk opdatering
af Råvare databasen). - - Femte rubrik (den største) er afgørende for
hvordan dine "Råvarer" og "Færdigvarer" arbejder sammen og bliver
opdateret, - - - Sæt denne til "Synkroniser/Opdater
Færdigvare/salgsdatabasen og Råvare databasen TOTALT".
Hvordan virker
synkronisering af "Råvare" og "Færdigvare" databasen
, og hvordan opdateres produktdatabaserne. - - -
Uanset om du har valgt at synkronisere databaserne, kan du alligevel
vælge at gennemtvinge afskrivning af individuelle
salgsprodukter/færdigvarer efter en opskrift ( dvs. Færdigvaren bliver
afskrevet i færdigvaredatabasen med det antal solgte færdige enheder,
men "Råvaren" der er benyttet til sammensætning af "Færdigvaren",
bliver afskrevet i Råvare databasen i forhold til det forbrug der er
angivet i "Opskriften") - - - - - - Færdigvaren bliver således altid
afskrevet med det solgte antal enheder. - - - Har du ikke valgt at
synkronisere "Færdigvare" og "Råvare" databasen, og findes der ikke
nogen opskrifter på Færdigvaren, bliver der ikke afskrevet i "Råvare"
databasen.
Back to Top
Nyoprettelse af et Råvare
produkt i Råvaredatabase
I de fleste tilfælde bliver
XPDetail leveret med de første fem råvarer numre oprettet, og vi
foreslår en gruppeinddeling af råvaredatabasen. I visse tilfælde har vi
fra grossister og indkøbsorganisationer modtaget en såkaldt CSV fil,
eller en txt fil, hvorfra vi kan indlæse data i råvaredatabasen,
i disse tilfælde leveres XPDetail med en fuld råvaredatabase med
ubegrænsede varenumre.
Imidlertid skal alle
varedatabaser vedligeholdes og opdateres, og vedligeholdelsen kan ske
elektronisk hvis du er medlem af en indkøbsorganisation eller dine
leverandører stiller XML, - - CSV, - eller- TXT filer til rådighed for
opdatering.
Manuel Opdatering og
vedligeholdelse
For indtastning af Råvarer:
Se Indtastning af Råvarer
For indtastning af
Færdigvarer: Se Indtastning af
Færdigvarer
Back to Top
Opdatering
hvis ikke råvare og færdigvare
databasen er synkroniseret
De to databaser arbejder
helt selvstændigt og uafhængig af hinanden og der sker ingen opdatering
fra færdigvare til råvaredatabasen eller omvendt. og et salgsprodukt
skal oprettes og indtastes under og som en færdigvare.
Back to Top
Opdatering
hvis råvare og færdigvare databasen ER
synkroniseret
I råvaredatabasen findes en
række feltnavne (såkaldte Fields/colonner)- hver kolonne har et navn og
en formatering - (For datamatikkere eller systemudviklere der ønsker at
komunikere med XPDetail databasen, se DATABASEN)
En række af feltnavnene i
"Råvaredatabasen" er sammenfaldende med feltnavnene i
"Færdigvaredatabasen" og når du første
gang opretter en ny "Råvare",
bliver der samtidig oprettet en "Færdigvare" der bærer det samme, -
"Produktnummer" - - "Stregkode" - - "Produktnavn" - -
"Produktbeskrivelse" - - -"Type" - - "Enhedsbetegnelse"(Kg. -L - Stk.)
- - "Salgspris" - - "Søgenavn" - - "GruppeNr." - - "RabatGruppe" - -
"Momskode". og "Foto", Har du synkroniseret
databaserne, må du kun / kan du kun oprette produktet som en
Råvare, hvorefter den automatisk bliver oprettet som en "Færdigvare". -
- - - Imidlertid er der en række options for en færdigvare som ikke er
aktuelle for en råvare og disse options skal indtastes og redigeres
under "Salgsprodukter/Opskrifter" ( f.eks. mængderabatter - Tilknytning
af returpant og eventuelle afgifter mv.). - - - - Når du i det daglige
modtage og indtaster nye varer til et eksisterende produktnummer. er
det kun - "Stregkode" - - "GruppeNr." - - "Produktbeskrivelse" - -
-"Type" - - - "RabatGruppe" - - "Momskode" og mængden på
færdigvarelageret der bliver opdataret, - - Dvs. når du een gang har
oprettet en vare kan du ændre de øvrige felter for færdigvaren
(hvis du benytter bonprinter, kan det ofte være nødvendigt at forkorte
"Produktnavnet"). Omvendt hvis du redigerer
Færdigvaren, bliver "GruppeNr." - - "Produktbeskrivelse" - -
-"Type" - - - "RabatGruppe" - - "Momskode" - - "Salgspris" - - og
mængden på Råvarelageret automatisk opdataret. - -
Bemærk!
at "Salgspris"
kun bliver opdateret den ene vej idet salgsprisen ved oprettelsen af
råvaren blev konverteret i færdigvaren og råvaren som en "slags
aftalepris", dvs. denne oprindelig(Pris/aftalepris) vises herefter hver
gang du får nye råvarer hjem, og der vises en prisdiference i kr. og %
i forhold til den oprindelige eller tidligere aftalepris. Du kan
således holde øje med prisudsving og du kan altid ændre denne
aftale/oprindelige/tidligere pris under edit så denne er asjur med de
faktiske priser. - - - Hvis du altid benytter de samme
salgspriser som din leverandør anbefaler som "Vejl. udsalgspris", - Kan
du under "Direktionen" - "Setup" - "Lager & Produktion", - vælge hvilke
felter/Data du IKKE vil opdatere i salgsdatabasen. Det betyder at
du kan opdatere "Priser" uden at ændre ved "Produktnavn" Osv. og
omvendt.
Bemærk! at
"Stregkoden" IKKE
bliver opdateret fra færdigvaren til råvaren, men bliver opdateret i
færdigvaren hvær gang du får nye råvarer hjem, - - Det betyder at du
kan ændre stregkoden på færdigvaren hvis denne konflikter med et andet
produkt, men ændringen gælder kun til du får nye varer hjem, Det er
nødvendigt at opdatere stregkoden ved hver ny indtastning af råvarer
idet nogle stregkoder indeholder produktions og holdbarhedskoder, og
kan således være forskellige fra hver ny levering.
Lageroptælling
manuel
- -
Bemærk! at
"Lagerstatus" IKKE
bliver opdateret fra "færdigvare" til "Råvare" og omvendt,
Hvis du ændrer lagerbeholdningen manuelt,
skal du gøre dette i såvel "Råvaren" som "Færdigvaren" hvis der
er uoverensstemmelse i begge. - - - Lagerstatus opdateres ikke hvis du
manuelt ændrer lagerbeholdningen idet du kan have produkter hvor du
afskriver efter opskrifter, og er dette tilfældet, vil "Råvarelageret"
og "Færdigvarelageret" IKKE være ens. - - - Den daglige
tilskrivning og afskrivning ved
køb og salg. sker derimod automatisk hvis du har valgt at synkronicere
databaserne.
Sletning af en vare
Sletter du et færdigvare
produkt, bliver det ikke automatisk slettet som råvareprodukt, men det
bliver heller ikke genoprettet ved næste opdataring af råvaren.
dvs. - Findes produktet ikke i den ene eller den anden database, bliver
det IKKE opdateret. - - Omvendt bliver alle Råvarer automatisk
oprettet som Færdigvarer første gang (Hvis du har synkroniseret
databaserne), hvilket vil sige at du manuelt skal slette det igen under
færdigvarer hvis ikke du ønsker det skal figurere der.
Generelt ved automatisk
opdatering
Hvis du altid
benytter de samme salgspriser som din leverandør anbefaler som "Vejl.
udsalgspris", - Kan du under "Direktionen" - "Setup" - "Lager &
Produktion", - vælge hvilke felter/Data du IKKE vil opdatere. Det
betyder at du kan opdatere "Priser" uden at ændre ved "Produktnavn"
Osv. og omvendt. - - det betyder også at de produkter du udskriver på
bonprinter, kan du forkorte og tilrette, uden de bliver ændret ved en
opdatering.
Gammeldags
databaser
Når du automatisk opdaterer
produktdatabasen ved indlæsning af såkaldte CSV filer, betyder
det næsten altid at XpDetail skal rette fejl og tjekke hver eneste felt
i den importerede CSV fil. og de importerede data er næsten altid helt
ustruktureret og blandet helt tilfældigt. . . XpDetail forsøger at at
rette de mest basale fejl, og få bare lidt orden på de importerede
data, men du kan selv efterfølgende strukturere din database - -
Hvis! Hvis ! du
under "Direktionen" - "Setup" - "Lager & Produktion", - vælge hvilke
felter/Data du IKKE vil opdatere og du skal vælge "Opdater IKKE" -
Produktnavn - Søgeord - Gruppe. Du kan aligevel
automatisk opdatere priser -mængder osv.
Back to Top
AKTIVER et produkt fra produktdatabasen
XPDetail kan
håndtere et ubegrænset antal produktnumre, og
er du medlem af en indkøbsforening, eller bliver din produktdatabase
automatisk opdateret ved overførsel eller import fra andre systemer, vil
du ofte være udsat for at din produktdatabase indeholder 3 - 4 - 500.000
eller flere produktnumre, hvoraf virksomheden oftest kun benytter en
brøkdel heraf.
Du kan derfor gå
til - - "Hovedmenuen" - - "Direktionen" - - "Setup" - - "Lager og
Produktion" - - I Femte rubrik kan du vælge om du vil "Vise og søge blant
ALLE produkter", men du kan også afgrænde produktdatabasen til at "Vis og
søg kun blandt Aktive produkter"
Når et
"Ravareprodukt"(købsprodukt) bliver oprettet første gang, bliver det
automatisk oprettet som et salgsprodukt/færdigvare (hvis du har
synkroniseret databaserne), men såvel færdigvaren som råvaren bliver
markeret som "INAKTIV". - - - Første gang du herefter sælger eller køber
produktet, ændres status til "AKTIV"
Fordelen ved denne
finesse er at, - -når du søger på produkter,
- - betrakter din lagerbeholdning, - - opretter nye ordrer - - og arbejder
med fakturering og kasseterminalen, vil du få et langt større overblik
idet du principielt kun arbejder med og betragter de "Aktive " produkter-
- - - (Når du arbejder med kasseterminalen og stregkoden ikke fungerer på
en pose med fem skruer i, vil du typisk indtaste "skruer" i søgefeltet, -
- Hvis ikke du har begrænset visning og søgning i setuppen og du har
500.000 varenumre i databasen, vil du sansynligvis få 10.000 linier hvor
søgeordet "skruer" indgår, - - - det vil jo tage en krig at finde
stregkoden på posen med de fem skruer.) - - - - - Har du derimod begrænset
"Vis og søg kun blandt AKTIVE produkter", vil du kun få vist de
varenumre du rent fysisk har i forretning og det er måske 15 - 20
linier - - - og det er langt hurtigere for ekspedienten at overskue.
En hage ved
finessen er at når du tager det nye
system i brug, og har du ikke maunuelt tilrettet lagerbeholdningen
(hvorved produkterne aktiveres) vil alle produkter være inaktive og
XPDetail vil først søge hele databasen igennem for "Aktive" produkter - -
- findes der ikke nogen produkter der matcher søgeordet, gennemsøges hele
databasen igen blandt "inaktive" produkter, - - og igen, når der søges
blandt mange hundrede tusinde produkter, vil der være stor sansynlighed
for at du vil få alt for mange muligheder at vælge imellem.
En lysning
er dog at hver gang du køber eller sælger et produkt bliver dette
"Aktiveret" og i løbet af kort tid vil XPDetail tilpasse sig din
forretning og du vil føle at du kun arbejder med produkter der er
relevandte for lige netop din forretning.
Bemærk !
- - Hvis du senere vil aktivere et spesifikt
produkt, skal du indtaste "Produktnummer" - - "Stregkodenummer" - eller et
andet "unikt" søgeord der kun indgår i den specifikke vare (eventuel søg
på den fulde varetekst), - - - - Når XPDetail har arbejdet nogen tid i din
forretning, vil der være mange "Aktive" produkter i din
produktdatabase, og der søges kun i HELE databasen hvis ikke der er
"Aktive" produkter der matcher dit sægeord.
Back to Top
DEAKTIVER
et produkt fra produktdatabasen
Hvis du senere vil
deaktivere et produkt eller rense ud i din produktdatabase, kan du i de
respektive skærmvinduer, under "Edit" - - "Deaktiver", deaktivere et
eller flere produkter (men kun hvis lagerbeholdningen er 0 ) - - -
produktet bliver ikke slettet fra databasen og du kan sener aktivere det
igen.
Back to Top
Opret
ny varegruppe/varekategori
Strukturen i
din database er meget vigtig, - - Tænk dig godt om når du opretter en
ny varegruppe/kategori. XpDetail har oprettet en række standard
grupper, men vil du oprette en ny så er reglen følgende:
1. Click på
"Edit" - - "Opret" - - "Opret ny
Kategori/Varegruppe" - - - du får nu vis et nyt vindue som du kan
redigere, men stop lige her.
2. Tænk dig
rigtig grundigt om - - find ud af hvor på listen du vil placere din
nye gruppe. Bemærk den første collonne er "Gruppe Nummer".
- - - Den næste er "Gruppe navn", men i den tredje
"Tilhører" , kan du skrive "0", så har du
oprettet en selvstændig gruppe der ikke har nogen overgrupper,
men du kan også lave undergrupper eller under-undergrupper osv. du
skal bare oprette et nummer der ligge før den næste overgruppe, og i
collonnen "Tilhører" indtaster du overgruppe nummeret. - - -
husk når du opretter undergrupper, at der kan søges på det første
ord i "Beskrivelse"
3. Gå helt ned
i venstre hjørne af vinduet, - - click med musen og indtast det nye
gruppenummer, - - Tast herefter "ENTER" - - - det nummer du
lige har indtastet, bliver nu indexeret og oprettet som nyt
gruppenummer. Det nye nummer placeres i numerisk orden der hvor det
hører hjemme i colonnen "Gruppe Nummer. - - indtast herefter
gruppenavn ud for dit nye gruppenummer og tast "ENTER"
- - indtast "0" eller en tilhørsgruppe - - tat
"ENTER", - - - Hvid det er en undergruppe skal du på samme
måde indtaste et "Child" gruppe navn under beskrivelse.
BEMÆRK! Hvis
du har tilknyttet en Webshop, vil menuvælgeren til venstre i
webshoppen vise "Produkter" og når du clickker med musen
vises alle hovedgrupperne (Alle de grupper der har værdien
"0" i colonnen "Tilhører") . .For de grupper der
har undergrupper, bliver der vist en lille pil til venstre -> , der
indikerer at der er undergrupper til denne gruppe - osv. - - på denne
måde forgrenes undergrupperne ud til højre i din webshop. hvorfra
kunden kan vælge en.
Back to Top
Back to Top
Back to Top
Back to Top
Back to Top
Back to Top
Back to Top
Back to Top
Back to Top
Back to Top
Back to Top
Back to Top
Back to Top
Back to Top
Back to Top
Back to Top
Back to Top
Back to Top
Back to Top
Back to Top
Back to Top
Back to Top
Back to Top
Back to Top
Back to Top
