Vigtig læsning / forståelse af Råvare/Færdigvare

I skelnes mellem "Råvarer" ( de varer/produkter du indkøber til din virksomhed) og "Færdigvarer" (de produkter/Varer der sælges/er klar til at sælge i din forretning). Der findes i XPDetail to databaser (database tabeller) nemlig en "Råvaredatabase" og en "Færdigvaredatabase"

Filosofien bag opbygningen af XPDetail er at,. . . . uanset virksomhedens størrelse, . . så er der i enhver virksomhed den samme overordnede forretnings rutine og det samme vareflow, - - - - Uanset om du kun er dig selv og driver din forretning hjemme fra dit køkkenbord, så køber eller producerer virksomheden en vare og sælger denne videre med fortjeneste. - - - Hvis du får leveret en vare af posten og tager imod denne i din køkkendør, - - - så er det en "varemodtagelse" og din køkkendør er varemodtagelsen. - - - - - - Får din virksomhed leveret 10 - 40 fods Containere der bliver aflæsset i en 2000m2 lagerhal i sydhavnen, - - - - så er det også en "Varemodtagelse", ud over proporsionerne, er der ingen forskel. - - - - Er du kun dig selv ansat i virksomheden, (og i XPDetail skal der figurere mindst en ansat), - så har virksomheden en "Personaleafdeling", - - - det samme er tilfældet hvis virksomheden har 10.000 medarbejdere ansat.  Med denne filosofi som skabelon, er XPDetail bygget op hierakisk som en koncernvirksomhed med Ledelsen/Direktionen/Ejerne i topen.- - - - Fra  Ledelsen/Direktionen/Ejerne - - gives der adgang ved adgangskoder nedad i virksomheds hierakiet, således det altid er "Ledelsen/Direktionen/Ejerne" der til enhver tid bestemmer hvem der skal have adgang til de forskellige afdelinger. - - "Ledelsen/Direktionen/Ejerne" har ALTID adgang til ALLE afdelinger.

En god ide fødes og en virksomhed opstår. Med denne filosofi er vareflowet, indtastning og opbygning af databasen struktureret. - - - For at få en god ide, skal der være en hjerne/person, - - den samme person er den første ansatte, - - "Personaleafdelingen" er derfor det første der skal konfigureres og grundlægges i virksomheden. - - - Hjernen/Personen vil producere eller sælge en vare med fortjeneste, men inden varen kan sælges, skal varen/produkter til produktion af varen købes, - - dvs. "Leverandører/Kreditorer/Indkøbsafdeling" skal være på plads. - - - Dernæst "Administrationen" - - -"Produktionen" - -"Salgsafdelingen" - -  Osv. - - - - - Inden du opretter eller indtaster en råvare, skal du således først oprette Leverandøren af råvaren.

XPDetail kan benyttes af ALLE virksomhedstyper, også produktionsvirksomheder, derfor er der i modsætning til andre systemer, to databaser (to database tabeller), hvilket giver ALLE brugere en meget stor fleksibilitet, og hidtil ukendte muligheder for at manipulere data.  

Har du en RESTAURANT eller en forretning hvor du har under 600 - 700 varenumre og de produkter du sælger er  halvfabrikata eller ofte sammensat af flere Råvarer,  vil det være en fordel at du helt adskiller "Råvare databasen" og "Færdigvare databasen" idet du så kan genbruge og blive familier med dine færdigvare numre. -  Hvis du i dette tilfælde vil køre lagerstyring på dine "Råvarer" (dine indkøb), skal du sætte hver "færdigvare produkt" i - - - Opskrifter - - nederst i feltet "Gennemtving afskrivning efter opskrifter" = "Yes". - - - Du skal herefter komponere en opskrift, hvori indgår de "Råvarer" (indkøbte varer ) du vil afskrive på. Du kan således genbruge dit færdigvarenummer idet du bare ændrer "opskriften", så denne består af den nye "Råvare", hvis sammensætningen af en opskrif skal ændres.

Har du en modeforretning eller en forretning hvor de produkter du køber, ofte skifter "produktnummer" - "design" og hvor du ofte skifter leverandører osv. vil det være en fordel at du helt adskiller "Råvare databasen" og "Færdigvare databasen" idet du så kan genbruge og blive familier med dine færdigvare numre. -  Hvis du i dette tilfælde vil køre lagerstyring på dine "Råvarer" (dine indkøb), skal du sætte hver "færdigvare produkt" i - - - Opskrifter - - nederst i feltet "Gennemtving afskrivning efter opskrifter" = "Yes". - - - Du skal herefter komponere en opskrift, hvori indgår de "Råvarer" (indkøbte varer ) du vil afskrive på. Du kan således genbruge dit færdigvarenummer idet du bare ændrer "opskriften", så denne består af den nye "Råvare", når der ikke er flere af den gamle.

Har du et SUPERMARKED eller en forretning hvor dine "Råvarer" ( de varer/produkter du indkøber til din virksomhed), er konstante, eller sjældent skifter "Produktnummer", kan du med fordel "synkronisere" Råvaren med færdigvaren (de produkter/Varer der sælges/er klar til at sælge i din forretning). dette skal ske inden du tager systemet i brug  - - - Gå til "Hovedmenuen" - - "Direktionen" - - "Setup" - - "Lager og Produktion" - - I den første rubrik/Box skal der stå "Lagerstyring er aktiveret"  i rubrik 2 skal stå "Afskriv kun fra råvarelageret" tredje rubrik er ikke aktiv,  (Fjerde rubrik fortæller XPDetail hvordan data skal konverteres hvis du benytter elektronisk opdatering af Råvare databasen). - - Femte rubrik (den største) er afgørende for hvordan dine "Råvarer" og "Færdigvarer" arbejder sammen og bliver opdateret, - - - Sæt denne til "Synkroniser/Opdater Færdigvare/salgsdatabasen og Råvare databasen TOTALT".

Hvordan virker synkronisering af  "Råvare" og "Færdigvare" databasen , og hvordan opdateres produktdatabaserne. - - -  Uanset om du har valgt at synkronisere databaserne, kan du alligevel vælge at gennemtvinge afskrivning af individuelle salgsprodukter/færdigvarer efter en opskrift ( dvs. Færdigvaren bliver afskrevet i færdigvaredatabasen med det antal solgte færdige enheder, men "Råvaren" (samtlige råvarer) der er benyttet til sammensætning af  "Færdigvaren", bliver afskrevet i Råvare databasen i forhold til det forbrug der er angivet i "Opskriften") - - - - - - Færdigvaren bliver således altid afskrevet med det solgte antal enheder. - - - Har du ikke valgt at synkronisere "Færdigvare" og "Råvare" databasen, og findes der ikke nogen opskrifter på Færdigvaren, bliver der ikke afskrevet i "Råvare" databasen.   SE Synkroniser

Back to Top

XpDetail arbejder med Mængde Mål og "flydende" såvel som faste priser. dvs. indkøbsprisen / kostprisen, beregnes altid ud fra en hel mængde enhed (Kg. -  L -. M.- Stk. osv.), Hvis du fra din leverandør får leveret fem pk. hakket oksekød med 500g i hver, til indkøbspris kr. 21,25 , vejledende udsalgspris kr. 31,87, vil dette produkt skulle indtastes som - - - Colli = 5 - - enheder pr. colli = 1 - - Mængde pr. enhed = 0,5 - - - og du indtaster så prisen for en pakke eller for alle fem pakker, og XpDetail beregner selv Enhedsprisen (Kg. Pris - L. Pris osv.).- og dit råvarelager bliver opskrevet med 2,5 kg. - - Det samme for Vejl. udsalgspris. - - Hvis - Colli - enheder  pr. colli og mængde pr. enhed, alle var = 1, ville indkøbsprisen være kr. 21,25, men idet der kun er 0.5 enhed, er indkøbsprisen kr. 42,50, og vejledende udsalgspris er kr. 63,75 pr kg, - - - - Har du synkroniseret Indkøbs/Råvare  og Færdigvare/Salgs databaserne. vil indkøbsprisen/kostprisen blive opdateret i færdigvare/salgsdatabasen til kr. 42,50. pr. kg.   - - - Har du samtidig sat denne færdigvare til "Flydende priser" med 50% avance, vil udsalgsprisen automatisk blive opdateret med  50% af kostprisen eller til kr., 63,75 pr. kg.  - - -- - Den stregkode produktet bærer indikerer imidlertid at der kun sælges 0,5 enhed/Kg. (der bliver afskriver 0,5 kg. på råvarelageret hver gang der sælges en pakke) og kunden skal betale kr. 31,87 for denne pakke hk. oksekød.

Flydende priser - - Prisdifferenciering

XpDetail har et unikt prisdifferencierings system. hvilket betyder at dine salgspriser automatisk bliver justeret i forhold til dine omkostninger. Dette har stor betydning for Supermarkeder -slagtere - grønthandlere og produktionsvirksomheder med svingende indkøbspriser og omkostninger.  For supermarkeder er det specielt interessant at Slagterafdelingen eller grøntafdelingen kan have flydende priser der beregnes i forhold til torvepriserne/indkøbspriserne/kostpriser, medens andre afdelinger kan have faste enhedspriser. Du vælger ganske enkelt ( under "Produkt opskrifter" )om priser på de individuelle produktnumre, skal beregnes som faste priser eller som flydende priser. Hvis du har sat et produkt til "Flydende priser" og du opdaterer automatisk ved dataoverførsel fra din leverandør, bliver udsalgsprisen ganske enkelt reguleret i forhold til din indkøbspris. Har du en produktionsvirksomhed bliver udsalgsprisen reguleret i forhold til din kostpris, som igen er beregnet ud fra dine omkostninger. hver gang du indkøber et produkt, bliver udsalgsprisen automatisk reguleret i forhold til din indkøbspris/kostpris - - - - BEMÆRK !  "Flydende priser" kan kun benyttes hvis du har synkroniseret færdigvare og råvaredatabasen.

Back to Top

Indtastning og opdatering af Råvarer

Hvis du vil udnytte den Power der er I  XPDetail Lagerstyringen,   er det vigtigt at dine råvarer bliver indtastet korekt første gang, - - og - -Du har selvfølgelig læst, og ved alt om strukturering af dine databaser,  hvis ikke kan vi kraftigt anbefale at du gør det først

Externt Varenummer             I denne rubrik indtaster du leverandørens varenummer (det varenummer der står på leverandørens faktura)

Produktnummer                    I denne rubrik indtaster du også leverandørens varenummer (det varenummer der står på leverandørens faktura)  - - Der er i XPDetail to rubrikker med varenumre som tilsyneladende har samme mening og funktion, men er det en meget stor virksomhed der helt har sit eget "Råvare" nummersystem, kan rubrikken "Produktnummer" benyttes til eget nummersystem, - - - dette betyder også at produktnummeret ALTID er det vigtigste, hvorimod "Ext. varenummer" kun benyttes til søgning og afgivelse af indkøbsordrer, - - Har du valg at syncronicere Råvare og færdigvare, er det kun rubrikken med "Produktnummer" der bliver overført/Opdateret. - - - Hvis du bliver udsat for at to leverandører benytter samme "Varenummer" skal du oprette to forskellige produktnumre, - - - Du kan have/Oprette flere ens "varenumre", hvorimod du kun kan have/Oprette ét "Produktnummer"

Stregkode nummer:              Du kan benytte de stregkoder der findes på råvaren, men vær opmærksom på at de fleste leverandører har forskellige priser på hele kolli og på salg i anbrud. Der er typisk én stregkode uden på en hel kasse Frysetørret Purløg  med 10 enkelposer i, og en anden stregkode på de enkelte Poser. Vi kan anbefale at du bruger stregkoden fra de enkelte poser og ikke  fra den hele kasse medmindre du aldrig køber i anbrud. Hvis du gør det til en rutine at du altid åbner den enkelte Kolli(kasse), kan du aligevel indtaste hele kassen i en stregkode scanning som vist (fig 1)

Indtast varens navn               Brug det daglige navn på varen som for-ord og tænk altid på at holde flest mulige søgemuligheder åbne til senere søgning på varen. (Du kan senere finde varen igen ved direkte kald på ‘Intern varenummer, extern varenummer og stregkode nummer, men du har herudover tre søgemuligheder,  Navn, Søgenavn og Varegruppe) Se eksemplet for frysetørret purløg i (Fig. 1 ) hvor varegruppe 190 = Kryderrier .

Indtast søgenavn                   når du vælger søgenavn, skal det være så kort og præsist som muligt og det du I daglig tale forbinder denne vare med.  Databasesøgning sker ved vertical(kolonne vis) læsning af databasen indtil alle søgeordets bogstaver er opbrugt, de rækker(records) der er sammenfaldende med søgeordet bliver vist i en tabel(Liste) hvorfra en mulig kan udpeges.  XPDetail Lagerstyring  søger på hele fire Filds(kolonner) på en gang, hvilket giver stor mulighed for at finde en aktuel vare i databasen Se optimering af database søgning

Vælg Varegruppe                 Du har selvfølgelig delt dine råvarer op i korte og præsis betegnende varegrupper med et stort nummerspænd mellem gruppenumrene så der er plads til at tilføje nye gruppenumre             Tast PageDown Og vælg den varegruppe råvaren henhører under (Det gælder for såvel søgenavn som varenavn at du ikke må benytte det samme navn som Gruppenavn. Gruppenavne skal holdes frie således der kan søges og sorters rent på de enkelte varegrupper)

Indtas lev. Kolli                       Dine råvarer bliver leveret I kolli, (sække, på paller, I kasser O.s.v.)  

Indtast pr. Kolli                       I kasserne/ på pallerne er der de enheder(Æsker, poser, bundter, dåser, ruller, spande)  du har bestilt.

Indtast Mængde                    I enhederne er der den mængde (Kg:,  L:,   m:, Stk: ) du har bestilt.  Af hensyn til lagerstyringen(afskrivning af lagervarer) er det vigtigt at du kun benytter de mængdemål du kan vælge I programmet. Læs prissammenligneng nedenfor og se hvorfor.

Indtast Kolli Pris                    Har du indtastet den rigtige  mængde, enheder og kolli,  kan du indtaste prisen for en hel kolli her og prisen for 1 mængde( Kg. L: o.s.v.) bliver automatisk udregnet og totalbeløbet skulle gerne stemme med den fakture du sidder med I hånden.

Prisen for 1 mængde            Du kan selv vælge hvilken af de fire prisrubrikker du vil indtaste I, det kan være forskelligt hvilke priser leverendørerne viser på fakturen.  Når du retter/indtaster I en rubrik, bliver de andre tre automatisk opdateret så du kan sammenligne beløbet med fakturaen. BEMÆRK ! ved den daglige indtastning af nye Råvarer, er målmængde prisrubrikken (Kg. pris - L pris Osv.) låst idet XPDetail automatisk beregner denne i forhold til de delmængder du har indtastet. ( har du indtastet den mængde du har modtaget, skal du bare indtaste det beløb du er faktureret for denne vare)

Moms                                  XPDetail er forberedt for diferencierende moms og kan arbejde med op til fire forskellige momssatser. - - Vælg den aktuelle momssats for det aktuelle produkt her.

Vejl salgspris                      Du Hvis virksomheden er medlem af en indkøbsorganisation eller køber sine produkter gennem større engros virksomheder, er der ofte foreslået en "Vejledende udsalgspris".- - - BEMÆRK at denne pris altid skal indtastes Incl. Moms.

                                                Opdater det indtastede inden du indtaster en ny vare

 Pris sammenligning  

Clik på fanen

Prissammenligning               I ilustrationen nedenfor har vi valgt at sammenligne priser på Purløg, ud fra en hændelse I det virkelige liv som vi fandt ud af ved prøvekørsel af programmet I Café Olai,

                                                Café Olai har I mange år købt diverse krydderrier I killoposer hos Inco a.m.b.a. I kødbyen København  men som så mange andre er inco jo smarte og I år 2000 fandt inco ud af at det var smartere hvis de lavede helt deres egen kryderriserie og proppede det I smarte plasticbødter/flasker, det fylder jo noget mere I en kolli(kasse) I stedet for nogle flade plastickposer. Tidligere var der altid 1.kg stødt peber I en pose, men idet den nye plastickbødte ikke kan trykkes flad, ser den jo ud af noget mere, men der er nu kun 0,8 kg. I bødten og på grund af den dyrere embalage er prisen steget med ca. 20% for enheden, når man så tager I betragtning at inco også tjener på embalagen og får en meromsætning idet forbrugerledet ikke bruger mindre peber og derved skal købe flere enheder for at opretholde den samme målmængde. - - - RESULTAT= Inco forøger sin totale nettoindtægt på kryderrier med 50%       Hvem betaler????       Du betaler!!!

                                                Vi har aldrig tidligere hørt om at lauerbærblade, ingefærd, og lavendel stilke bliver solgt I littermål, men som vist I ilustrationen (fig. 1) ser vi at inco igen i år 2002 har været smarte. De har valgt at sælge tørrede Purløg I littermål, til gengæld er der mere end 1 L i plasticbødten, eller rettere 1300 ml. Inco mener nu at prisgennemskueligheden  er umulig.   Tager vi nu og frigører de 1300 ml  tørrede purløg og ligger dem på vægten, finder vi at der kun er ca. 0,5 Kg.  Når du indtaster disse fakta I lagersystemet, vil du se at Kg. Prisen nu er  kr. 135,14  mod tidliger Kr. 67,50 altså en prisstigning på over 100%       Hvem betaler????       Du betaler!!!

                                                Som det sees nedenfor, kan Café Olai vælge at købe Frysetørret purløg I de sædvanlige 1 Kg. Poser hos Dagrofa A/S  til Kr: 67,50 fremover.    I den periode XPDetail Lagerstyring  har været prøvekørt I Café Olai, har der været daglige eksempler på at den samme vare kan købes 20 –30 % billigere hos en anden leverandør der I forvejen leverer varer til huset.  Tidligere var det uoverskuligt og umuligt at holde styr på alle leverandørerne, men nu er det blevet en hel sport at vælge de bedste leverandører ved at sammenligne priserne og med et vareindkøb på flere mill, kan det hurtigt blive til en rigtig god årsløn   Hvem scorer kassen????       Du scorer kassenr!!!

                                                Taget ved lære af ovenstående eksempel, kan vi anbefale at omregne alle mål og mængder til  Kg.  Stk.  L.  m. og vær opmærksom på hvilken mængdemål man sædvanligvis ville benytte til den aktuelle vare.

                                                Når du én gang har tastet dine råvarer in i systemet, skyder du bare stregkoden næste gang du får varer hjem, dit råvarelager bliver opdateret med den leverede mængde og du kan øjeblikkelig se om varen er leveret til den aftalte pris eller om du kan købe den samme vare billigere hos en anden leverandør

SE MERE OM SYNCRONISERING OG OPDATERING AF VAREDATABASERNE

Fig. 1

For registrerede brugere vil programment jævnligt blive opdateret og aktuelle opdaterede drivere vil blive fremsendt eller kan rekvireres hos      7^th. Heaven data