Se priser og produkt præsentation  www.heaven2010.dk kasseapparater

based on

Vigtig læsning / forståelse af Råvare/Færdigvare

I skelnes mellem "Råvarer" ( de varer/produkter du indkøber til din virksomhed) og "Færdigvarer" (de produkter/Varer der sælges/er klar til at sælge i din forretning). Der findes i XPDetail to databaser (database tabeller) nemlig en "Råvaredatabase" og en "Færdigvaredatabase"

Filosofien bag opbygningen af XPDetail er at,. . . . uanset virksomhedens størrelse, . . så er der i enhver virksomhed den samme overordnede forretnings rutine og det samme vareflow, - - - - Uanset om du kun er dig selv og driver din forretning hjemme fra dit køkkenbord, så køber eller producerer virksomheden en vare og sælger denne videre med fortjeneste. - - - Hvis du får leveret en vare af posten og tager imod denne i din køkkendør, - - - så er det en "varemodtagelse" og din køkkendør er varemodtagelsen. - - - - - - Får din virksomhed leveret 10 - 40 fods Containere der bliver aflæsset i en 2000m2 lagerhal i sydhavnen, - - - - så er det også en "Varemodtagelse", ud over proporsionerne, er der ingen forskel. - - - - Er du kun dig selv ansat i virksomheden, (og i XPDetail skal der figurere mindst en ansat), - så har virksomheden en "Personaleafdeling", - - - det samme er tilfældet hvis virksomheden har 10.000 medarbejdere ansat.  Med denne filosofi som skabelon, er XPDetail bygget op hierakisk som en koncernvirksomhed med Ledelsen/Direktionen/Ejerne i topen.- - - - Fra  Ledelsen/Direktionen/Ejerne - - gives der adgang ved adgangskoder nedad i virksomheds hierakiet, således det altid er "Ledelsen/Direktionen/Ejerne" der til enhver tid bestemmer hvem der skal have adgang til de forskellige afdelinger. - - "Ledelsen/Direktionen/Ejerne" har ALTID adgang til ALLE afdelinger.

En god ide fødes og en virksomhed opstår. Med denne filosofi er vareflowet, indtastning og opbygning af databasen struktureret. - - - For at få en god ide, skal der være en hjerne/person, - - den samme person er den første ansatte, - - "Personaleafdelingen" er derfor det første der skal konfigureres og grundlægges i virksomheden. - - - Hjernen/Personen vil producere eller sælge en vare med fortjeneste, men inden varen kan sælges, skal varen/produkter til produktion af varen købes, - - dvs. "Leverandører/Kreditorer/Indkøbsafdeling" skal være på plads. - - - Dernæst "Administrationen" - - -"Produktionen" - -"Salgsafdelingen" - -  Osv. - - - - - Inden du opretter eller indtaster en råvare, skal du således først oprette Leverandøren af råvaren.

XPDetail kan benyttes af ALLE virksomhedstyper, også produktionsvirksomheder, derfor er der i modsætning til andre systemer, to databaser (to database tabeller), hvilket giver ALLE brugere en meget stor fleksibilitet, og hidtil ukendte muligheder for at manipulere data.  

Har du en RESTAURANT eller en forretning hvor du har under 600 - 700 varenumre og de produkter du sælger er  halvfabrikata eller ofte sammensat af flere Råvarer,  vil det være en fordel at du helt adskiller "Råvare databasen" og "Færdigvare databasen" idet du så kan genbruge og blive familier med dine færdigvare numre. -  Hvis du i dette tilfælde vil køre lagerstyring på dine "Råvarer" (dine indkøb), skal du sætte hver "færdigvare produkt" i - - - Opskrifter - - nederst i feltet "Gennemtving afskrivning efter opskrifter" = "Yes". - - - Du skal herefter komponere en opskrift, hvori indgår de "Råvarer" (indkøbte varer ) du vil afskrive på. Du kan således genbruge dit færdigvarenummer idet du bare ændrer "opskriften", så denne består af den nye "Råvare", hvis sammensætningen af en opskrif skal ændres.

Har du en modeforretning eller en forretning hvor de produkter du køber, ofte skifter "produktnummer" - "design" og hvor du ofte skifter leverandører osv. vil det være en fordel at du helt adskiller "Råvare databasen" og "Færdigvare databasen" idet du så kan genbruge og blive familier med dine færdigvare numre. -  Hvis du i dette tilfælde vil køre lagerstyring på dine "Råvarer" (dine indkøb), skal du sætte hver "færdigvare produkt" i - - - Opskrifter - - nederst i feltet "Gennemtving afskrivning efter opskrifter" = "Yes". - - - Du skal herefter komponere en opskrift, hvori indgår de "Råvarer" (indkøbte varer ) du vil afskrive på. Du kan således genbruge dit færdigvarenummer idet du bare ændrer "opskriften", så denne består af den nye "Råvare", når der ikke er flere af den gamle.

Har du et SUPERMARKED eller en forretning hvor dine "Råvarer" ( de varer/produkter du indkøber til din virksomhed), er konstante, eller sjældent skifter "Produktnummer", kan du med fordel "synkronisere" Råvaren med færdigvaren (de produkter/Varer der sælges/er klar til at sælge i din forretning). dette skal ske inden du tager systemet i brug  - - - Gå til "Hovedmenuen" - - "Direktionen" - - "Setup" - - "Lager og Produktion" - - I den første rubrik/Box skal der stå "Lagerstyring er aktiveret"  i rubrik 2 skal stå "Afskriv kun fra råvarelageret" tredje rubrik er ikke aktiv,  (Fjerde rubrik fortæller XPDetail hvordan data skal konverteres hvis du benytter elektronisk opdatering af Råvare databasen). - - Femte rubrik (den største) er afgørende for hvordan dine "Råvarer" og "Færdigvarer" arbejder sammen og bliver opdateret, - - - Sæt denne til "Synkroniser/Opdater Færdigvare/salgsdatabasen og Råvare databasen TOTALT".

Hvordan virker synkronisering af  "Råvare" og "Færdigvare" databasen , og hvordan opdateres produktdatabaserne. - - -  Uanset om du har valgt at synkronisere databaserne, kan du alligevel vælge at gennemtvinge afskrivning af individuelle salgsprodukter/færdigvarer efter en opskrift ( dvs. Færdigvaren bliver afskrevet i færdigvaredatabasen med det antal solgte færdige enheder, men "Råvaren" der er benyttet til sammensætning af  "Færdigvaren", bliver afskrevet i Råvare databasen i forhold til det forbrug der er angivet i "Opskriften") - - - - - - Færdigvaren bliver således altid afskrevet med det solgte antal enheder. - - - Har du ikke valgt at synkronisere "Færdigvare" og "Råvare" databasen, og findes der ikke nogen opskrifter på Færdigvaren, bliver der ikke afskrevet i "Råvare" databasen.  -  Læs mere om Synkronisering

Back to Top

XpDetail arbejder med Mængde Mål og "flydende" såvel som faste priser. dvs. indkøbsprisen / kostprisen, beregnes altid ud fra en hel mængde enhed (Kg. -  L -. M.- Stk. osv.), Hvis du fra din leverandør får leveret fem pk. hakket oksekød med 500g i hver, til indkøbspris kr. 21,25 , vejledende udsalgspris kr. 31,87, vil dette produkt skulle indtastes som - - - Colli = 5 - - enheder pr. colli = 1 - - Mængde pr. enhed = 0,5 - - - og du indtaster så prisen for en pakke eller for alle fem pakker, og XpDetail beregner selv Enhedsprisen (Kg. Pris - L. Pris osv.).- og dit råvarelager bliver opskrevet med 2,5 kg. - - Det samme for Vejl. udsalgspris. - - Hvis - Colli - enheder  pr. colli og mængde pr. enhed, alle var = 1, ville indkøbsprisen være kr. 21,25, men idet der kun er 0.5 enhed, er indkøbsprisen kr. 42,50, og vejledende udsalgspris er kr. 63,75 pr kg, - - - - Har du synkroniseret Indkøbs/Råvare  og Færdigvare/Salgs databaserne. vil indkøbsprisen/kostprisen blive opdateret i færdigvare/salgsdatabasen til kr. 42,50. pr. kg.   - - - Har du samtidig sat denne færdigvare til "Flydende priser" med 50% avance, vil udsalgsprisen automatisk blive opdateret med  50% af kostprisen eller til kr., 63,75 pr. kg.  - - -- - Den stregkode produktet bærer indikerer imidlertid at der kun sælges 0,5 enhed/Kg. (der bliver afskriver 0,5 kg. på råvarelageret hver gang der sælges en pakke) og kunden skal betale kr. 31,87 for denne pakke hk. oksekød.

Flydende priser - - Prisdifferenciering

XpDetail har et unikt prisdifferencierings system. hvilket betyder at dine salgspriser automatisk bliver justeret i forhold til dine omkostninger. Dette har stor betydning for Supermarkeder -slagtere - grønthandlere og produktionsvirksomheder med svingende indkøbspriser og omkostninger.  For supermarkeder er det specielt interessant at Slagterafdelingen eller grøntafdelingen kan have flydende priser der beregnes i forhold til torvepriserne/indkøbspriserne/kostpriser, medens andre afdelinger kan have faste enhedspriser. Du vælger ganske enkelt ( under "Produkt opskrifter" )om priser på de individuelle produktnumre, skal beregnes som faste priser eller som flydende priser. Hvis du har sat et produkt til "Flydende priser" og du opdaterer automatisk ved dataoverførsel fra din leverandør, bliver udsalgsprisen ganske enkelt reguleret i forhold til din indkøbspris. Har du en produktionsvirksomhed bliver udsalgsprisen reguleret i forhold til din kostpris, som igen er beregnet ud fra dine omkostninger. hver gang du indkøber et produkt, bliver udsalgsprisen automatisk reguleret i forhold til din indkøbspris/kostpris - - - - BEMÆRK !  "Flydende priser" kan kun benyttes hvis du har synkroniseret færdigvare og råvaredatabasen.

Back to Top

Opsætning af Kasseterminaler (Setup)

Hovedvaluta  SKAL sættes INDEN du tager kasseterminaler I brug.  Default er D. Kr.

Hvis du senere ændrer hovedvalutaen, går der kuk I dit regnskab idet der så vil være gemt data I en anden valuta.

Lagerstyring    

I hovedmenuen inden du åbner kasseterminalen Klik ”Direktionen”  vælg ”Setup/Virksomheden”  Vælg ”Lagerstyring”

Du kan nu vælge at slå lagerstyring fra eller til og om du vil afskrive dit salg  fra FÆRDIGVARELAGERET eller fra RÅVARELAGERET, Læs om synkronisering

Vælger du afskrivning fra råvarelageret, skal du være opmærksom på at hver gang du sælger en vare,  nedskrives råvarelageret efter den opskrift du har lavet til din færdigvare, har du ikke lavet en opskrift til din færdigvare, bliver råvarelageret IKKE nedskrevet

Rabat ved køb af støre mængder 

Når du opretter en ny færdigvare (Salgsvare), er der fire rubrikker hvor du kan indtaste rabatpriser når et salg overstiger en given mængde pr. varenummer. Du kan i kasseterminal vinduet under ”Work Routine” vælge om en bemærkning skal vises på skærmen når der er rabat på en vare.  Læs også om Rabatordninger

FotoTrail

Hvis du har lavet et foto trail i FotoGallery, kan du vælge at traile disse fotos som pauseskærm

Back to Top

Grundregler for opbygning:

Ved opbygning af din færdigvaredatabase skal du først gøre dig klart om du overvejende burger stregkodescanner eller om du overvejende indtaster et varenummer ved salg fra dine kasseterminaler.

Inden du starter med indtastning af nye færdigvarer, skal du først være helt færdig med  opbygning af råvaredatabasen. Idet der følger en opskrift til hver enkelt færdigvare med brug af råvarer hvorved der komponeres en færdigvare. (Færdigvare opskrift)

Er din database syncroniceret skal du ikke spekulere på andet end råveredatabasen

Med den moderne søgeteknik og databasesøgning er det MEGET vigtigt at dine færdigvarer/salgsprodukter er struktureret rigtigt, og det er nok på det område du på sigt får mest ud af at bruge lidt ekstra tid i starten. og når du indtaster nye varenumre.

Færdigvaredatabasen findes I vinduet Salgsprodukter med Opskrifter.  Under fanebladet Opskrifter, findes samtlige engredienser (råvarer) der medgår til produktion af færdigvaren   Farmerbøf

Afhængig af hvilken branche du tilhører kan vi kraftigt anbefale at du burger nogen tid på at planlægge og gennemtænke struktureringen af dine færdigvarenumre, det er et stort arbejde at få databasen op at stå og det ville være ærgerligt hvis du skal lave det hele om når du er halvvejs.

Du kan muligvis bruge de færdigvarenumre du I forvejen har I virksomheden, men har du på noget tidspunkt haft problemer med at få plads til nye varer I dine varegrupper, eller er dine færdigvarer ikke struktureret tilfredsstillende, med gruppeopdelinger o.s.v., er her en god anledning til at se på om ikke hele dit færdigvarelager bør omstruktureres.

Dette program kan benyttes af alle brancher, men I det efterfølgende går jeg ud fra en restaurationsvirksomhed eller fastfood virksomhed. I denne branche er det altafgørende at en ekspedition kan ske lynhurtigt idet vi forudsætter at der ofte er kø ved kasseapparaterne. En demonstration af programmet kan opleves I Café Olai  Sct. Olaigade 19 3000 Helsingør se også

http://www.cafeolai.dk  

Der er 20 mennesker beskæftiget, en kasseterminal, en buffet med salat og drinks-bar hvor kunden selv bestiller maden ved kassen. Når kunden har bestilt sin menu, udleveres drikkevarerne som kunden selv bringer til sit udvalgte bord. Vi forestiller os at kunden har købt  1 dry Martini,  1 fl. Rødvin  1 sildemad og 1 Farmerbøf. Der bliver udskrevet en bon til kunden og en buffetbon, samtidig udskrives en bon til såvel det varme som det kolde køkken. Denne bestilling har beskæftiget et personalemedlem i 1 mim og 15 sek.  Prisnivuet I denne forretning er lavt og maxbelastningen på en kasseterminal er her ca. 6-8000 kr. Pr. time når drikkevarerne udleveres samtidigt af same person.  Når køkkenprinterne er færdige med at printe, kan kokken I det varme køkken se at han ikke har så travlt idet kunden har købt såvel en fordrinks som en sildemad som først skal fortæres, imidlertid kan kokken I det kolde køkken se at han her lynhurtigt skal produktiere en sildemad som forret. Når sildemaden er færdig går den sammen med bonen ud I buffeten hvorfra tjeneren sammenholder bonen fra det kolde køkken med bufetbonen og leverer sildemaden til kunden. Tjeneren/servitricen ved ikke hvem kunden er og hvor kunden sidder, men fordi det sidste tal I printerkoden for Farmerbøf er sat til 2, kan servitricen lokalisere kunden ved hjælp af de købte drikkevarer som også står på køkkenbonnerne, hun ved også at kunden stadig mangler at få serveret en farmerbøf.

Se mere under Printerkoder

Back to Top

 Fig. 2

Bemærk!  At varenumrene spænder fra 110 til 4430 og at eksemplet her er taget fra en lille restaurant med under 200 varenumre til manuel indtastning. Du kan vælge numre fra 100 – 9999999999999 , Varenumre fra 80 til 100, benyttes til returpant system. numre herunder er reserveret af systemet til diverse afgifter, gavekort mv.

Når du starter med opbygning af din færdigvaredatabase, skal du tænke grundigt over hvilke varegrupper du har. Det er vigtigt at få alle varegrupperne med fra starten.

Tildel dine varegrupper et stort nummerspænd, som du kan se ovenfor, har Kolde drikke et nummerspænd fra 101 til 499, altså er der plads til at tilføje færdigvaredatabasen 398 forskellige slags kolde drikke,  Smørrebrød har et nummerspænd fra 2001 – 2999, altså er der plads til 998  forskellige stykker Smørrebrød,

Gruppering af dine færdigvarer er  det første du skal tænke på. Kan du klare dig med 10 varegrupper, så kan du indele dine varegrupper i hele tusinder og du har plads til 9889 varenumre. har du mere end 200 salgsprodukter i din forretnin, kan vi næsten på forhånd sige at du skal bruge mindst 99988 åbne nummer mugligheder. dvs. du for nogle produkter skal benytte 5 cifre, men så har du også plads til 100 varegrupper og kan aligevel holde et stort nummerspænd mellem hver produkt. Der er ubegrænsede muligheder, men du vil med tiden lære dine varenumre at kende, og det er nemmere at huske et lavt nummer.

Er du bare det mindste i tvivl om dine nuværende varenumre er grupperet hensigtsmæssigt. Så anbefaler vi at du benytter lejligheden til at omlægge alle dine varenumre af følgende grunde:

1. Søgning i din database vil forløbe meget hurtigere.
2. Når du udpeger en vare fra en liste, vil du på årsbasis spare mange personaletimer ved større overskuelighed.
3. Når du udskriver rapporter vil disse være mere enkle og nemmere at overskue.
4. Når du tilføjer nye varer, er der ingen tvivl om hvilket varenummer du vil vælge.
5. Hvis du på et tidspunkt tænker på at lægge dine varer ud på INTERNETTET, er det en betingelse at varerne kan sorteres i gruppe og nummer orden.
6. Alle moderne søgemaskiner og databaser, søger på indexerede data (som regel asymetrisk dvs, fra a -z ) og data presenteres i samme orden.

Bemærk!  At hele numre der adskiller en varegruppe ( 100, 500, 1000, 2000 o.s.v.) ikke bør benyttes som varenummer, men benyttes som Kategorinummer.  I ovenstående eksempel har  Kolde drikke gruppenr.100, Spiritus har gruppenummer 500,  Vine nr. 1000,  Salater 1500, Smørrebrød 2000, Kolde Anretninger 3000, Varme retter nr. 4000, - - - I en restaurant sælges der meget øl og vand. derfor har denne gruppe de laveste varenumre som også er nemmest at huske og indtaste.

Finesse:  Du har mulighed for at tildele dine enkelte varenumre 99 undernumre ved at bruge kommatal  (1010,99) men vi kan anbefale at du glemmer dette I første omgang.  I Café Olai har man benyttet cifertal til spiritus idet Svenskerne godt kan lide en voksen snaps og en stor stærk til sildemaden, her har snaps varenummer 162 , men en 4cl. Har nr.: 162,4 og en 6cl. Nr.: 162,6 osv. samme gælder alt andet spiritus.

Når du inddeler dine færdigvarer I grupper er det vigtigt at du har så stort et nummerspænd som muligt, på den anden side tager det tid I ekspeditionen hver gang et ekstra tal skal tastes. I ovenstående eksempel kan vi nøjes med et nummerspænd fra 101 – 9999 idet der reelt kun skal bruges ca. 150 - 200 varenumre, der deles op på ca. 12 – 15 grupper.  Men har du blot en rimelig købmandsforretning, skal du mindst bruge et nummerspænd fra 1001 – 99999,  her er plads til 98.998 * 99  (9.899.901) varenumre, men der er reelt kun ca. 10.000 varenumre på hylderne, der igen er delt op på ca. 20 – 30 varegrupper.  En varegruppe kan altså tilføjes det antal varenumre der er fra gruppenummeret op til den næste højere gruppe  Det er vigtigt at du tænker på hvilke varer der I din virksomhed har den største omsætningshastighed eller hvilke varer der sælges flest af, idet disse varer så vidt muligt skal have det laveste gruppenr., I eksemplet ovenfor er det indlysende at der sælges flest drikkevarer.

Back to Top

Hvorfor friholde numre  ?

Som beskrevet ovenfor, benyttes de hele numre til gruppenumre hvilket vil skabe stor forvirring omkring gruppe-tilhørsforhold hvis du også burger dem som varenumre.(for programmet er det ikke noget problem, men for personalet/brugeren er det vigtigt med en logisk orden)  De første 100 eller 1000 numre friholdes af hensyn til senere ændring eller udvidelse af din virksomhed, eller det kan I et supermarked være praktisk at friholde de første 1000 - 2000 numre til et returpant/flaske system, du kan også senere få brug for numre til  emballage, kredidtkort-gebyrer, m. m. m.   I dette program har vi f. eks reserveret nr. 1 til Gavekort og tilgodebeviser.        Af hensyn til senere vækst eller omlægning af din forretning eller datasystem, kan vi også kraftigt anbefale at du friholder det første og det sidste nummer I hver varegruppe(1001 og 1999 o.s.v.).

Back to Top

Inden du starter med at tildele dine færdigvarer numre

Du skal altid tænke på at du skal have størst mulig spænd mellem varenumrene og det vil være klogt at notere alle dine varer op på en liste eller I et regneark inden du påbegynder den egentlige indtastning I databasen.

Hvis du har en virksomhed der  sælger såvel halvfabrikata som færdigvarer er det vigtigt at du først indtaster varenumre på dine halvfabrikata.  I eksemplet ovenfor produktierer Café Olai selv sine frikadeller og laver selv alle sine dressinger, disse varer  sælges såvel separat som I færdige menuer. Når du skal sammensætte dine opskrifter til færdigvaren (f.eks. Kold anretning med to lune frikadeller), vil du finde det praktisk at du kan bruge andre Færdigvarenumre I den opskrift du er ved at sammensætte, frem for at gentage opskriften på frikadeller I alle de opskrifter hvori denne vare indgår.

Back to Top

Når du tildeler dine færdigvarer numre.

Hvis vi forestiller os at du indtaster varenumre under varegruppen   Kolde Anretninger, har du et nummerspænd fra 3001 – 3999, Du undlader at benytte det første og det sidste nummer. For at opnå størst mulig Space/Spænd fra starten, ville det være naturligt at begynde med et nummer midt imellem, men 3500 er et dejligt lige nummer som eventuelt senere kan benyttes til at opdele dine varer I en yderligere gruppe, og det sidste nummer herinden skal du helst friholde. Nu er du nået frem til at du godt kan benytte 3252 som et varenummer idet dette ligger midt mellem 3001 og 3499. Du har altså mulighed for at tilføje varegruppen Kolde anretninger  498 forskellige slags Kolde anretninger  .  Det er nok usandsynligt at selv en støre restaurant ikke har plads nok her.   Når du vælger næste varenummer I gruppen Kolde Anretninger,  skal du igen vælge et nummer med størst mulig space til begge sider, du skal altså vælge at benytte et varenummer mellem 3001 og 3251  eller mellem 3251 og 3499   Du skal her tænke på at ved udskrivning, rapportering på lister, menukort o.s.v. bliver det laveste nummer altid listet/udskrevet først,  det gælder også ved søgning I databasen m.v. Du skal altså vælge om du vil benytte et højere elle lavere varenummer I forhold til dem der I forvejen er I same varekategori.  har du plads nok i dine grupper, så husk på at et lige nummer altid er nemmest at huske.

Hvis vi leverer et færdigt system, hjælper vi med forslag til såvel gruppeinddeling som varenumre.

Back to Top

Stregkoder

Stregkoder er I første omgang ikke så vigtige, du kan senere indtaste dem direkte ved aflæsning fra stregkodescanneren, click på Option når du har siden Opskrifter på skærmen og aktiver indlæsning af stregkode

Momskoder

I nogle lande har man flere momssatser. Eks. Vis har Sverige en lavere momssats på mælk og mejeriprodukter.  Dette program tillader  4 differentierende momssatser. Det er derfor vigtigt at du ved oprettelse af nye færdigvarer, husker at tjekke den momssats den aktuelle vare er belagt med. Du kan redigere momssatserne I vinduet  “Setup” under fanen Finansinstillinger.  Det betyder desværre også at hvis regeringen senere finder på at ændre gældende momssatser, er du tvunget til at rette alle satserne I hver enkelt færdigvare nummer.

Inden du navngiver dine varer

Det er vigtigt at du, hver gang du vælger et navn til dine færdigvarer (og råvarer), tænker på at det er meget vigtigt at dine varedatabaser er struktureret rigtigt. Du har selvfølgelig delt dine varer op I varekategorier (færdigvaredatabasen) 0g varegrupper (Råvaredatabasen). Når du senere søger på en vare, kan du søge I kategorier eller grupper. Men du kan også søge på det første ord, eller nogle få bogstaver af et varenavn.

Eks. Hvis en ekspedient I et supermarked søger på “Salt” , vil skærmen vise følgende valgmuligheder.

Fig. 3

Ekspedienten kan herefter nemt udpege lige netop den salt han/hun søger. Det er altså vigtigt når du navngiver og indtaster en vare I din database, at du tænker på hvad der er mest nærliggende at bruge som søgeord næste gang du skal finde varen blandt 10.000 mulige.  Du skal således indtaste varens grund-navn først, som vist I søgebilledet.  Du skal være konsekvent ved denne indtastning. Indtaster du f.eks. ved en fejl  varenummer 10620 som “Groft vejsalt”, vil varen ikke blive vist I søgebilledet og ekspedienten opfatter hurtigt  dette som om varen ikke findes.  Ret en sådan fejl hurtigst muligt.  En uheldig medarbejder kan fristes til at lade kunden få varen uden betaling, blot for at slippe for besværet med at finde varenummeret.

Når du grupperer din færdigvaredatabase, vil du få brug for en DIVERSE gruppe.  Angiv denne gruppe sidst I databasen med et rimeligt stort nummerspænd. Det kan også være praktisk at holde et DIVERSE nummer til hver enkelt gruppe, men du skal så konsekvent og tildele ALLE grupper et DIVERSE nummer som er nemt at huske (2998 - 3998 - 4998 - 5998 osv.). Vil du senere have mulighed for at splitte alle varegrupper op i det dobbelte, skal du så også kansekvent friholde 4498 - 5498 osv. Du skal altid indtaste prisen på er diverse nummer til kr. 0,00

Er du restauratør eller lignende,  har du interesse I at sælge diverse tilbehør som EXTRA.  Kunden betale f. eks et beløb ekstra for at få en ekstra bagt kartoffel, eller en skål bearnaise sauce ekstra. Sørg for at disse ekstra portioner, I pris og størrelse passer nogenlunde til den mængde du benytter til andre retter, og opret EXTRA varegruppen eller sidst I din gruppering.  Du kan så med held bruge disse ekstra portioner til at sammensætte en hel opskrift. Uden du skal lede efter den same råvare flere gange. Det same gælder for halvfabrikata I andre brancher.

Back to Top

Modeforretning / sko / tøj og anden forretning med stor udskiftning af færdigvare produkter

For denne kategori vil det være praktisk at oprette et antal faste varegrupper, eks. - -Ventetøj - Selskabstøj - Babytøj - Sports sko - Træsko  Osv. - Tænk dig grundigt om og del dine salgsprodukter op i mange grupper. Inden for de enkelte grupper vil du så kunne fastsætte en række færdigvarenumre  - -eks. kunne kategori nummer 15000 være "SKO Sport" og  indeholde varenummer 15245 Niki m/blå.gummisåler - - - - bemærk at kategori navnet IKKE er sports sko men "SKO sport". Har du en forretning med blandet sortiment - tøj / sko / ski og fiskegrej, vil du i dine søgninger kunne sortere "Sko" fra i en gruppe for sig.  Handler du udelukkende med sko kan du feks. navngive denne kategori som "Niki sport" eller hvis Niki kun sælger sports sko, kunne det vær "Niki snøresko" O.sv.

En modeforretning eller en anden forretning med hurtig udskiftning af varesortimentet, vil på denne måde kunne genbruge de samme færdigvare numre sesson efter anden, blot ved at ændre pris og måske lidt i vareteksten samt udskiftning af stregkoden. eller bare skyde en ny stregkode når der kommer en ny sending. (Der vil aligevel kunne føres fuld stykvis lagerstyring for de enkelte og specifikke dessinger). Vil du føre punktlig lagerstyring med avancekontrol, kreditor styring osv. skal du først indtaste dine varekøb til råvarelageret, og derfra "plukker " du så de solgte færdigvarer. Dvs. du kan beholde det færdigvare nummer du kender, blot ved at ændre opskriften til at "plukke " fra den nye sending.

Er der nogen der har ideer eller forslag, ris eller ros til arbejdsgangen, layout eller hvad som helst i vores systemer, - - - Please send en mail til os mailto:heaven2000@get2net.dk?subject=Forslag - ris - ros

Et sidste godt råd.

Hvis du har en virksomhed med under 1000 varenumre er det en god ide kun at benytte varenumre der er delelig med 2 samt I første omgang, friholde alle numre der ender med 0 og 1.  Dette giver dig mange muligheder senere og gør databasen langt mere smidig og overskuelig, ligesom lige numre sædvanligvis er nemmere at huske.       Har du en virksomhed med over 5000 varenumre, vil det være klogt at lade en professionel strukturere og opsætte dine databaser, omkostningerne herved vil hurtigt tjenes hjem ved sparet tid og ærgrelse.    En korrekt opsætning og strukturering af databasen kan spare virksomheden for mange medarbejdertimer ved kasseterminalen. Vi har ingen økonomisk interesse heri, men kontakt 7^th. Heaven data og vi kan måske pege på en dygtig systemudvikler der kan hjælpe med opsætning og strukturering af din database.      Har du en virksomhed med en omsætning over 2,5 mill.  Kan vi generelt anbefale at du lader en professionel og databasekyndig systemudvikler installere og tilpasse programmet til netop din virksomhed, du vil senere få din enverstering mange mange mange gange igen.  Der er mange der påstår at de kan det hele omkring EDB og data, så kender du en der siger det same og vil hjælpe dig mod betaling,  så tænk dig om en ekstra gang.  Hvis dit system er uhensigtsmæssigt struktureret, kan du hurtigt sætte 30 sec. Til på hver ekspedition. Det er jo ingen tid, men hvis du blot har 120 ekspeditioner I gennemsnit pr. Dag, bliver det til 1 time daglig. Har du åben I 256 dage om året og betaler dit personale med kr. 120,00 pr. time inkl. Feriepenge, svarer det til at din virksomhed smider kr. 30.720,00 lige I kloakken hvert eneste år. Vi har udviklet og gennemprøvet dette program med det ene formål at lette arbejdsrutinen og spare din virksom for ærgrelser samt unødig tidsforbrug, vi  vil derfor nødigt se dig I en situation hvor du efter at have ofret en del tid og måske penge, alligevel ikke får det fulde udbytte af dette program.

Det er vores vurdering at en dygtig systemudvikler(systemadministrator) med indgående kendskab til databaser, kan installere og tilpasse dette program til en virksomhed med op til 500 færdigvarenumre og 700 råvarenumre på under 30 timer. Og vi vil æde alt is på Grønland hvis ikke du har sparet det hele hjem inden 6 md. Efter du har taget  Heaven2010  I brug.

Back to Top

Indtastning af salgsprodukter/Færdigvarer

Opret ny færdigvare/Salgsprodukt

Click på ”Edit – Opret – Opret komponer ny Færdigvare/Salgsprodukt”

Der er nu en tekst der blinker ” Du er ved at oprette ny færdigvare” ,  alle felter på skærmen er renset og du er klar til at indtaste et unikt produktnummer i den første rubrik til venstre under fanebladet ”Stamdata”.  Når du har udfyldt alle de felter der minimum er nødvendigt for at kunne registrere et nyt produkt, bliver produktet automatisk optaget i færdigvare databasen, du modtager en besked om at produktet er registreret og den blinkende tekst forsvinder.  Herefter gennemgår du alle felter fra A – Z og indtaster yderligere oplysninger.

Fig. 4

Back to Top

Produktnummer

Dette felt er kun åben for redigering under selve oprettelsen af produktet og kan ikke senere ændres. Har du indtastet noget forkert, skal du slette hele produktet igen og oprette et nyt med det rigtige produktnummer. (Du har selvfølgelig læst, og ved alt om strukturering af din database, herunder valg af færdigvarenumre. Er du bare det mindste i tvivl, kan vi kraftigt anbefale at bruge lidt tid på at sætte dig grundigt ind i databasestrukturering. Den tid du bruger på læsning vil du få 1000 fold igen senere.)

Back to Top

Stregkodenummer

Dette felt kan redigeres når som helst. Benytter du stregkode scanner, kan du skyde stregkoden på produktet direkte ind i feltet. Hvis den valgte stregkode er optaget til et andet produkt, vises det pågældende produkt på skærmen i stedet for det produkt du var ved at opdatere.

Back to Top

Tekst

Indtast den tekst du mener skal stå på fakturaen. Husk  at strukturere din tekst  - -  Groft salt  skal indtastes sådan ”Salt groft”  og vilde jasmin ris fra Thailand skal indtastes sådan ”Ris vilde Jasmin”

Back to Top

Kategori

Alle færdigvarer er opdelt i Kategorier. Click og vælg en af disse fra listen. Er du i tvivl så læs mere om kategorier og oprettelse heraf, samt grundregler for databaseopbygning først på denne side.

Back to Top

GRUOPID

Hvis du har en gruppe varer hvor det samme produkt findes i forskellige størrelse, farver, mønstre, - skal du her indtaste et nummer, som skal være det samme for alle varianter af denne varer. - - der bliver så kun vist én vare i din webshop, hvor kunden så kan vælge størrelse, farver, Type - osv.

GROUPID er et unikt nummer  identificerer en gruppe produkter der bortset for størrelse farve og typevariant, ellers er ens. .

Back to Top

Enhed

Click og vælg den enhedsbetegnelse der passer til produktet.

Back to Top

Søgeord

Vælg et godt men kort søgeord, det er oftest det første du kommer i tanker om når du tænker på produktet. Bemærk at du helst ikke skal bruge det samme ord som fremgår af tekstrubrikken, find et andet. Eks. Glemte du ved indtastning af vilde jasmin ris fra Thailand at nævne Thailand.  Hvis du indtaster Thailand som søgeord og du senere søger på Thailand, vil vilde jasmin ris fra Thailand dukke op på skærmen. Strukturering af tekster – overskrifter – søgeord og kategorier har kolossal stor betydning for effektiviteten ved en kasseterminal når en ekspedient skal finde et produkt hvor stregkoden er faldet af. Vi ser ofte at produktet slet ikke bliver faktureret.

Back to Top

Printerkoder

Hvis du benytter Bonprintere eller flere fakturaprintere med forskellige placeringer kan du benytte printerkoderne til at sortere de produkter fra du ikke ønsker skal printes på andre en hovedprinteren. Du kan også ved printerkoder bestemme hvor mange kopier der skal printes på de enkelte printere. Du har mulighed for at kontrollere data til 5 forskellige bon/faktura/Lager/Køkken printere. Læs mere under PRINTERKODER

Back to Top

Moms

Du har mulighed for at vælge fire moms satser og kan således arbejde med differentierende moms på de enkelte produkter

Back to Top

Anvendes inden

Du har mulighed for at designe  og printe Labels, stregkoder/Barcoder og adresselabels og linke dem til et produktnummer. Hvis du printer en labels med stregkoden på  ½ Kg hakket kalv og flæsk,  vil produktionsdatoen stå som den dato du har udskrevet labelen. Datoen ”Anvendes inden”  vil blive sat til det antal dage efter produktionsdatoen du indtaster i denne rubrik.

Back to Top

Mindst holdbar til

Du har mulighed for at designe  og printe Labels, stregkoder/Barcoder og adresselabels og linke dem til et produktnummer. Hvis du printer en labels med stregkoden på  ½ Kg hakket kalv og flæsk,  vil produktionsdatoen stå som den dato du har udskrevet labelen. Datoen mindst holdbar til vil blive sat til det antal dage efter produktionsdatoen du indtaster i denne rubrik.

Back to Top

Pris

Du har mulighed for at fastsætte fire forskellige priser. I den første rubrik  indtastes grundprisen ved salg af en enhed.

Over  Pris

Hvis du yder mængderabat på en vare. Indtaster du den mængde der skal overskrides inden den næste pris træder i kraft. BEMÆRK ! den mængde du indtaster skal være overskredet inden ny pris træder i kraft. Du har således et problem hvis du har annonceret en rabatpris ved køb af 50 stk. Og du har indtastet mængden  50 i denne rubrik.  - - - Kasseterminalen viser først mængderabatten ved 51 stk. Du skal således altid indtaste mindst en enhed mindre end den mængde hvorfra rabatten gælder.

Back to Top

+ Ekstra rabat %

Du kan ud over mængderabatter vælge at yde ekstra  x % rabat  som fratrækkes ved fakturering/kasseterminalen. Denne rabat debiteres på separat linie på bonen/fakturaen

Back to Top

Kunde Rabat

I debitor systemet har du mulighed for at tildele dine kunder individuelle kunderabatter, men du kan her vælge produkter fra således der specielt på disse produkter IKKE ydes kunderabat

SE også RABATORDNINGER

Back to Top

Bonus

I debitor systemet har du mulighed for at tildele dine kunder individuelle bonusordninger, men du kan her fravælge produkter således specielt disse produkter IKKE udløser bonus.

Back to Top

Særafgift

Regeringen finder på alverdens julelege for at indkræve skatter og har i dennes opfindsomhed pålagt en række produkter  Særafgifter/punktafgifter/Miljøafgifter osv. Clik og vælg et link til afgiften. Beregningsmetoden er defineret under ”Skatter & Afgifter” .

Faktureres

For særafgifter – Miljøafgifter  mv. Gælder det at du kan vælge at viderefakturere dem til kunden. Hvis du vælger ”Yes” i denne rubrik, vil afgiften blive viderefaktureret til kunden på en separat linie hver gang dette produkt bliver solgt.

Back to Top

Emballage

Du har mulighed for at håndtere er pantsystem – Retur emballage system.  Vælg her Pant - emballagens art og i næste rubrik om emballagen skal faktureres til kunden på en linie for sig. Numrene 81 - 99 er reserveret til returpant systemet.

Du opretter en returpant enhed på samme måde som en normal salgsvare, du må bare kun bruge et varenummer mellem 80 og 99. - - du har altså plads til 19 returpant enheder.

Back to Top

Reklame overskrift

Ved udskrivning af labels og i diverse andet af visuel betydning er det vigtigt at overskriften er sigende og præsentabel for produktet samtidig med at overskriften også benyttes som søgekriterium.  Eks.  - - En restaurant sælger grillet hakkebøf.   - - I produktets tekstrubrik indtastes ”Hakkebøf grill”.  I søgeord indtastes ”Bøf”   Kategorien er ”Varme retter”  og overskriften er ”Grillet Hakkebøf”.  Du har på denne måde fuld udnyttelse af 4 søgekriterier og når produktet skal fremstå af visuel betydning, benyttes overskriften som lede tekst.

Back to Top

Beskriv tilbehør til produktet

Ved udskrivning af labels – menukort reklamer og i diverse andet af visuel betydning benyttes Overskriften men det er også vigtigt at garnituren eller tilbehør til produktet præsenteres delikat – kort  og præcis.

Back to Top

En kort bemærkning til sælgerne

I denne rubrik kan du indtaste en vigtig bemærkning til kasseterminalen eller til den der fakturerer. Det kunne være ”Husk at sige til kunden at olie skal påfyldes maskinen før ibrugtagning, ellers gælder garantien ikke” .  Bemærk ! ! en meddelelse her sinker ekspeditionen idet ekspedienten tvinges til at foretage et valg og lukke et pop-Up vindue inden næste ekspedition kan påbegyndes

Back to Top

Opskrifter

Fig. 1

Du har selvfølgelig indtastet alle dine råvarer (Ingredienser) ?

Click på "Tilbehør engredienser" - Du vil nu få en liste med alle dine engredienser som du skal bruge til opskriften. Dbl-Click på listen og den engrediens du har valgt bliver tilføjet din opskrift. - - Curseren står nu i rubrikken "Antal", indtast den mængde du skal bruge til opskriften. (Bemærk! ! Hvis du skal afskrive 0,005 kg. sukker fra en 25kg. sæk, - - SKAL mængden være meget nøjagtig angivet). Har du f.eks en tobaks forretning og du er ved at indtaste varenummeret for " 1 fl. Whisky" finder du bare den flaske Whisky på engrediens listen og afskriver hele flasken (D.VS.  0,75 L.  Du sælger måske senere "Cigarer" i løssalg fra en 50 stk kasse osv. o.sv.

Har du mange ens produkter (f.eks. "Bøf m/pebersauce" - - "Bøf m/skysauce" osv. , kan du kopiere en lignende opskrift og tilrette denne.

Har du en forretning der ikke, eller næsten kun sælger de samme vare som indkøbes uden produktion eller tilberedning kan føre lagerstyring alene på færdigvare produkterne - -

Avanceberegning.

Når du er færdig med din opskrift, klikker du på fanen "kalkuler" - - der vises nu et nyt vinduer og du klikker på en grå knap forneden "kalkuler" du kan nu se en avance beregning på den opskrift du lige har komponeret, (Bemærk! Tallene er baseret på beregnede lønomkostninger - - benytter du ikke Heaven2010 lønmodul, skal du tage højde for disse udgifter)

Back to Top

Sletning af salgsprodukter/Færdigvarer

Hvis du har indtastet et forkert produktnummer eller du ønsker at slette et produkt fra databasen, kan dette lade sig gøre inden produktet tages i brug første gang.  Har produktet været solgt, linket, printet eller på anden måde har været benyttet i databasen, kan det jfr. regnskabsloven  ikke lade sig gøre at slette produktet fra produktlisten før der er gået mindst 5 år fra sidste Afsluttede regnskabsår hvor produktet sidst figurerer.

Back to Top

Indsæt et foto af det produkt du vil sælge

Click ”Edit – Indsæt -  Indsæt foto”   Du vil nu få vist et dialog vindue hvorfra du kan udpege det foto du vil indsætte.  Når du ha valgt dit foto, vil du blive spurgt om du vil gemme som produktets foto.

Back to Top

Kasse skuffe

Hvis du har tilsluttet bonprinter.

Har du tilsluttet BONPRINTER1  er der I næsten alle bonprintere en CasDrawer tilslutning. Tilslut din kasseskuffe her (sædvanligvis ved et standard telefon stik)  og pengeskuffen åbner når  BONPRINTER1 aktiveres. Det er kun BONPRINTER1 der kan åbne pengeskuffen, men har du denne tilsluttet, vil skuffen også åbne når du udskriver en faktura uden bon. Du behøver således ikke at foretage dig andet end at tilslutte pengeskuffen til BONPRINTER1.  og VIGTIGT!.    I Heaven2010 SetUp skal du sætte Bonprinter1 til ‘With Cash Drawer’.

Har du derimod ikke tilsluttet bonprinter.

Hvis du kun benytter FAKTURAPRINTER men aligevel ønsker en pengeskuffe tilsluttet dit system, skal du bruge/instalere en selvstændig kasseåbner (en donkie) som ved aktivering sender en elektrisk impuls til kasseskuffen når denne skal åbnes. Efter instalering SKAL denne donkie aktiveres I systemets setup vindue før den fungerer.  (en donkie er en slags kondensator der oplader elektrisk strøm fra computeren, der på samme made som en blitz, udløser al den opmagasinerede energi ved aktivering. Den elektriske impuls bliver sendt til kasseskuffen, som åbnes elektronisk) .  og VIGTIGT!.    I Heaven2010 SetUp skal du sætte Bonprinter1 til ‘No Cash Drawer’.

Installering af donkie (kasseåbner)

En donkie installers som en printer men tilsluttes den cerielle port  COM3  du kan også bruge en anden com port, men de er somregel reserveret til modem, eller andet.

Aktiver  Windows, Start,  Instillinger, Printere, Ad New.

Udpeg Citizen  og brug driveren idp3551.drv  (Hvis ikke du kan finde driveren, følger der en med dette program  læs  DRIVERE)

Når du har instaleret printeren(donkien) med den rigtige driver, så navngiv den  Donkie1 og tilslut den  til  COM3

Såvel printer som port skal være local (ikke netværk)

Herefter skal du ændre  BaudRate (Bits pr second)  hastigheden på COM3  til den lavest mulige  feks. 300 og Data bits til 4

Bemærk!!! Det er vigtigt at du navngiver donkien   Donkie1   I et ord uden mellemrum, ellers kan programmet ikke finde kasseåbneren

Endelig skal du huske at aktivere donkie1 I setuppen til dette program.

Tilslut herefter donkien til COM3 og forbind den til kasseskuffen.

Bemærk!!!  Hvis du har instaleret og aktiveret donkien I setuppen, benyttes kun denne til at åbne pengeskuffen.

Kan du ikke selv skaffe en donkie (kasseskuffeåbner) så kontakt    7^th. Heaven data   Tlf: 40 686843